1. Alcance de esta política
Esta política explica cómo Estudio Creativo Arte Dinámico S.A.S. recolecta, usa, almacena, transmite, protege y elimina datos personales al prestar su Plataforma de Inteligencia Artificial Conversacional. La plataforma es un servicio SaaS multiempresa que integra WhatsApp Business Platform, automatización, inteligencia artificial, gestión de conversaciones, CRM, asesores humanos, reportes e integraciones autorizadas.
Aplica a las empresas clientes, sus administradores y asesores, usuarios de prueba y personas que conversan con esas empresas por WhatsApp u otros canales integrados. Complementa la Política de Tratamiento de Datos Personales general publicada por Estudio Creativo Arte Dinámico S.A.S.
2. Nuestro rol y el de las empresas clientes
La función de cada parte depende del contexto:
La empresa cliente actúa como Responsable del Tratamiento cuando decide para qué y cómo utiliza los datos de sus contactos, prospectos, clientes o usuarios finales. En esos casos, Estudio Creativo Arte Dinámico S.A.S. actúa como Encargado y procesa la información para prestar el servicio, conforme al contrato y a las instrucciones del cliente.
Estudio Creativo Arte Dinámico S.A.S. actúa como Responsable respecto de los datos necesarios para gestionar cuentas de acceso, relación comercial, facturación, soporte, seguridad, cumplimiento legal y mejora de la plataforma.
Cada empresa cliente debe informar a sus usuarios, contar con una base jurídica válida y cumplir la normativa aplicable y las políticas de WhatsApp, especialmente para mensajes comerciales o de marketing.
3. Datos que tratamos
Según el uso de la plataforma, podemos tratar:
Datos de cuenta y empresa: nombre, empresa, cargo, correo, teléfono, credenciales, roles, permisos, actividad de sesión, información contractual, comercial y de soporte.
Datos de conversación: nombre, número telefónico, identificadores de WhatsApp, mensajes, respuestas, solicitudes, preferencias, historial, estado de atención y asignación a asesores.
Archivos enviados voluntariamente: imágenes, documentos, audios u otros medios compatibles.
Datos comerciales proporcionados durante la conversación: intereses, necesidades, etapa del prospecto y otra información requerida para la atención.
Datos técnicos: dirección IP, fecha y hora, navegador, dispositivo, registros de eventos, errores, webhooks e identificadores necesarios para operar Meta y WhatsApp Business Platform.
4. Para qué utilizamos la información
Tratamos los datos, según corresponda, para:
- Crear y administrar empresas, cuentas, usuarios, roles y permisos.
- Conectar y operar WhatsApp Business Platform y otras integraciones autorizadas.
- Recibir, organizar y responder conversaciones; automatizar flujos; clasificar solicitudes; perfilar prospectos y transferir la atención a asesores humanos.
- Procesar consultas mediante inteligencia artificial y bases de conocimiento configuradas para cada empresa.
- Mantener historiales, CRM, paneles, métricas, reportes, estados comerciales y trazabilidad operativa.
- Enviar mensajes de servicio, transaccionales o comerciales cuando exista autorización y se cumplan las reglas aplicables.
- Prestar soporte, prevenir accesos no autorizados, diagnosticar fallos, proteger la plataforma y cumplir obligaciones legales y contractuales.
- Mejorar la calidad y usabilidad del servicio, preferiblemente mediante información agregada, anonimizada o disociada.
5. Inteligencia artificial y atención automatizada
La plataforma puede utilizar sistemas de inteligencia artificial para interpretar mensajes, consultar bases de conocimiento, generar o sugerir respuestas, clasificar conversaciones y extraer información útil para la atención. Para ejecutar estas funciones, puede transmitir a proveedores tecnológicos los mensajes y el contexto estrictamente necesarios.
Las respuestas automatizadas pueden contener errores, omisiones o interpretaciones imprecisas. La plataforma complementa, pero no reemplaza, el criterio humano y no debe utilizarse sin controles adicionales para decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a una persona. Cuando corresponda, la conversación podrá transferirse a un asesor humano.
Estudio Creativo Arte Dinámico S.A.S. no vende las conversaciones ni las utiliza por cuenta propia para publicidad. Cualquier uso distinto de la prestación contratada requerirá una base jurídica válida y, cuando corresponda, autorización.
6. Meta, WhatsApp y otros proveedores
La plataforma intercambia con Meta Platforms, Inc., WhatsApp y sus afiliadas los datos e identificadores necesarios para autenticar empresas, incorporar cuentas y números, enviar y recibir mensajes, gestionar plantillas y recibir eventos. El tratamiento realizado directamente por esos terceros también se rige por sus propios términos y políticas.
Podemos utilizar proveedores de infraestructura, alojamiento, bases de datos, copias de seguridad, seguridad, mensajería, analítica, soporte e inteligencia artificial. Algunos pueden operar fuera de Colombia. En esos casos aplicaremos las reglas pertinentes sobre transmisión o transferencia internacional y medidas contractuales, técnicas y organizativas razonables.
7. Autorización, datos sensibles y menores
El tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada cuando sea exigible, o con fundamento en una relación contractual, obligación legal u otra base permitida. Iniciar voluntariamente una conversación por WhatsApp no autoriza el envío ilimitado de publicidad.
La plataforma no está diseñada para solicitar datos sensibles ni información de niños, niñas o adolescentes, salvo que sean necesarios para una finalidad legítima y se apliquen las autorizaciones y salvaguardas legales correspondientes. El titular no está obligado a suministrar datos sensibles.
8. Conservación, seguridad y eliminación
Conservaremos los datos durante el tiempo necesario para prestar el servicio, mantener seguridad y trazabilidad, atender solicitudes o controversias y cumplir obligaciones legales o contractuales. Los periodos específicos podrán definirse en el contrato o la configuración de cada empresa.
Al terminar el servicio o cuando proceda una solicitud de supresión, los datos se eliminarán, anonimizarán o bloquearán, salvo los que deban conservarse temporalmente por obligación legal, seguridad, prevención del fraude o defensa de derechos. Las copias de seguridad se eliminarán o sobrescribirán según sus ciclos técnicos.
Aplicamos medidas razonables y proporcionales al riesgo, como control de acceso por roles, autenticación, segregación lógica entre empresas, registro de actividad, cifrado en tránsito, copias de seguridad, monitoreo y procedimientos de respuesta a incidentes. Ningún sistema es completamente infalible.
9. Derechos de los titulares
De conformidad con la legislación colombiana, el titular puede:
- Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización y conocer el uso dado a sus datos, cuando corresponda.
- Solicitar la supresión o revocar la autorización cuando sea procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales.
- Presentar consultas y reclamos y, agotado el trámite aplicable, acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Cómo presentar una solicitud
Envíe su solicitud a tratamientodedatos@artedinamico.com con el asunto “Privacidad - Plataforma de IA Conversacional”. Incluya nombre e identificación del titular o representante, empresa con la que interactuó, teléfono o correo asociado, descripción clara de la petición, documentos de soporte cuando sean necesarios y un medio para recibir respuesta.
Verificaremos razonablemente la identidad del solicitante. Las consultas se responderán dentro de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán dentro de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, informando oportunamente el motivo de la demora.
Cuando actuemos únicamente como Encargado, podremos remitir la solicitud a la empresa cliente responsable del tratamiento. La supresión no procederá respecto de información que deba conservarse por ley, contrato, seguridad o defensa de reclamaciones.
11. Cambios y vigencia
Podremos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. La versión vigente se publicará en el sitio web, indicando su fecha de actualización. Si el cambio es sustancial, se comunicará por medios razonables cuando corresponda.